En la administración de proyectos es de
vital importancia los recursos humanos, pero estos a su vez, se ven en la
necesidad de contar con un buen proceso de comunicación, para que el proyecto
sea exitoso; por lo que la gestión de la comunicaciones debe incluir los
procesos requeridos para garantizar la generación, la recuperación, la
distribución, almacenamiento, recuperación y la disposición final de la
información del proyecto sean oportunos y adecuados (PMBOK 2008).
Según Pablo Lledó el Director de
Proyecto debe dedicar el 90% de su tiempo a la comunicación, de ahí que debe
desarrollar la habilidad para comunicarse de forma clara y efectiva, pero no
solamente el director del proyecto debe preocuparse por las comunicaciones si
no todos los involucrados del proyecto.
A. DIFERENCIAS Y SIMILITUDES
Cabe
resaltar que la estructura de ambos libros es similar, y en el caso del
capítulo 10, Lledó desarrolla los cinco procesos de Gestión de las Comunicaciones
en el mismo orden que lo presenta la Guía del PMBOK.
Si
se analiza desde el punto de vista del contenido, destaca que Lledó incluye
todos los elementos a los que hace referencia la del PMBOK, pero sin desarróllalos totalmente, por lo que se limita
a citar los elementos más relevantes y profundiza en los que él considera
verdaderamente importantes para el lector.
B. ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN EL PROYECTO
Los elementos fundamentales en la cuestión de la Comunicación, tanto en la Guía del PMBOK como el libro de Lledó, es que dicho proceso se dividen en los siguientes 5 componentes, y se distribuyen entre los grupos de procesos de iniciación, planeación, ejecución y control.
1. Identificar los interesados
Los
interesados del proyecto son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses se puedan ver afectados o
beneficiados con el desarrollo del proyecto.
Los
interesados se deben de identificar desde el comienzo del proyecto para
analizar sus expectativas y la influencia que ejercen sobre el proyecto. Este
proceso se lleva a cabo durante la fase de iniciación del proyecto y su
propósito es crear el Registro de Interesados, se tiene como entradas:
·
Acta
de constitución del proyecto.
·
Documentos
de adquisición.
·
Factores
ambientales de la empresa.
·
Activos
de los procesos de la organización.
Una
vez establecida la información de entrada se procede con el análisis de los
interesados (intereses, expectativas y poder de influenciar cada interesado),
para dicho análisis se es recomendable implementar los siguientes pasos:
·
Identificarlos
·
Impacto
·
Evaluación
Y
como salida del proceso de identificación de los interesados tendremos:
·
Registro
de los interesados
·
Estrategia
de la gestión de los interesados.
2. Planificar las comunicaciones
Este
proceso se lleva a cabo durante la planificación del proyecto y consiste en
determinar las necesidades de información de cada uno de los interesados y la
manera de abordar la comunicación con cada uno de ellos. Es importante
responderse una serie de preguntas como ¿quién necesita qué información?
¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo le será proporcionado y por quién? (PMBOK, 2008).
Para
planear adecuadamente las comunicaciones se requiere como entradas:
·
Registro
de Interesados y su estrategia de gestión.
·
La
estrategia de gestión de los interesados y
·
Factores
ambientales de la empresa
·
Activos
de los procesos de la organización
El
plan se debe crear a través de herramientas como el análisis de requisitos
de comunicación, donde se determinara los canales de comunicación y de
necesidades de información de los interesados. Además se toma en cuenta la tecnología de la organización para
establecer la distribución de la información, tomando en cuenta:
·
Urgencia
·
Disponibilidad
actual de tecnología.
·
Competencias
del personal
·
Cambio
tecnológico.
·
Entorno
del trabajo.
Una
herramienta muy importante para planificar las comunicaciones es determinar los
modelos de comunicación y sus componentes claves:
·
La
codificación
·
El
mensaje y el mensaje de retroalimentación
·
El
medio
·
El
ruido
·
La
decodificación
Y por ultimo el Director de
Proyecto y su equipo de trabajo deben conocer los métodos de comunicación adecuados
para compartir la comunicación de los interesados en el proyecto, y se pueden
clasificar como, comunicación interactiva, tipo push y tipo pull; una vez que
aplicamos las herramientas antes descritas
como resultado obtenemos el Plan de Gestión de las Comunicaciones
que según Lledó debe incluir como mínimo los canales de comunicación, formato y
contenido del tipo de información, personas responsables de comunicar, personas
responsables de recibir la información, tecnología a utilizar en las comunicaciones,
frecuencia y glosario de términos comunes.
3. Distribuir la información
La
distribución de la información es el proceso que consiste en poner la
información mas relevante a disposición de todos los interesados o involucrados
en el proyecto. Para lograr una eficaz distribución de la información es
necesario contar con el Plan para la Gestión de la Comunicaciones así
como los informes de desempeño.
Para
llevar a cabo el proceso de distribución se deben de implementar los métodos
de comunicación y herramientas para distribución de información. El
director de proyecto debe tener claro que la información fluye varias
direcciones: interna o externa, horizontal (miembros del equipo) y vertical
(jefatura y subalternos), escrita u oral, formal o informal; y debe elegir los
canales adecuados para comunicarse.
Como
resultado del proceso se obtendrá las notificaciones
a los interesados, informes del proyecto, informes de desempeño y
retroalimentación de los interesados a los miembros del equipo de proyecto.
4. Gestionar expectativas de los interesados
Este
proceso consiste en administrar las comunicaciones del proyecto con el fin de
satisfacer las necesidades y resolver los conflictos entre los interesados,
tales como:
·
Gestionar
activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad
de aceptación del proyecto.
·
Abordar
inquietudes que aun no representen incidentes.
·
Aclarar
y resolver los incidentes identificados.
Para
poder realizar una eficaz gestión de expectativas de los interesados es
necesario contar con el registro de los interesados, y estrategia de gestión,
plan de comunicaciones, registro de incidentes y registro de cambios. Ya una
vez con la información completa se emplean herramientas tales como, métodos de
comunicación, habilidades interpersonales y habilidades de gestión y así como
director de proyecto obtener actualizaciones y solicitudes de cambio.
5. Informar desempeño
Este
proceso consiste en recopilar y distribuir la información del desempeño del
proyecto, incluyendo informes de estado, mediciones de avance y proyecciones
(PMBOK, 2008). Las entradas para llevar a cabo dicho proceso son las
siguientes:
·
Líneas
bases del proyecto.
·
Información
sobre el desempeño (estado entregable, avances de cronograma, costos
incurridos, calidad, alcance, riesgos y adquisiciones)
·
Mediciones
de desempeño y proyecciones.
Para
que estos informes sean efectivos y eficaces se deben aplicar herramientas
como:
¯
Análisis
de la variación:
donde se investiga las causas e impactos de los desvíos entre el estado del
proyecto y las líneas bases.
¯
Métodos
de proyección:
con esta herramienta se puede predecir la evolución del proyecto (cronograma y
presupuesto).
¯
Métodos
de comunicación:
reuniones de avance del proyecto.
¯
Sistema
de informes:
registrar, almacenar y distribuir la información de una forma sistematizada.
Los
resultados son informes de desempeño con información adecuada para cada
audiencia, y solicitudes de cambio en forma de acciones correctivas para
ajustar el desempeño futuro del proyecto al plan original, o bien acciones
preventivas para reducir la probabilidad de incurrir en desempeño negativo
(PMBOK, 2008).
C. Conclusiones
i.
En
el libro de Lledó se abarcan los mismos puntos que toca el capitulo 10 del
PMBOK 2008, de una forma mas resumida y hace referencia a los puntos que el
considera mas importantes.
ii.
Al
comparar las dos lecturas nos damos cuenta que las dos tocan temas iguales,
pero al realizar las lecturas, la de Lledó en mucho mas fácil de entender y
menos redundante, ya que sintetiza de
una manera mas coloquial y menos técnica la gestión de las
comunicaciones.
iii.
No
solamente tenemos que conocer nuestro equipo de trabajo, saber seleccionarlo,
si no tener clara la forma de cómo nos vamos a comunicar, para que el avance
del proyecto fluya con normalidad y no haya atrasos importantes.
iv.
En
la medida que los interesados del proyecto se encuentren informados
adecuadamente, y que sus expectativas sean escuchadas y atendidas, nos
estaremos asegurando una gran porción de éxito.
D. Mapa
Conceptual
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