domingo, 21 de octubre de 2012

"FORMANDO EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO: NO PERDEMOS, NO EMPATAMOS, TODOS LOS PARTIDOS LOS GANAMOS".


INTRODUCCION


Para la formación de equipos de alto desempeño se tiene muy claro como Gerente de Proyecto, que se debe descubrir las fortalezas de cada uno de los miembros del equipo, potenciarlas y combinarlas, para así lograr resultados eficaces y eficientes.
Ahora bien relacionando un equipo de alto desempeño con un equipo de futbol, yo como gerente de proyecto obviamente me gustaría llegar a tener un equipo como el Barcelona F.C o el Real Madrid, o bien que sea la selección de España, y no la de Costa Rica (porque ha demostrado que no es un equipo de alto desempeño), porque son equipos que regularmente ganan, empatan muy poco y se podría decir que pierden en excepciones, y así quisiéramos que funcionaran nuestros equipos de trabajo, que siempre alcancen las metas, que sean feliz con lo que hacen y que den los mejores resultados.
Al poner nuestros ojos en equipos superiores, como selecciones europeas o participantes de la reconocida “Champions League” puede observarse una coordinación entre los diferentes jugadores y una potencialización de sus habilidades que los lleva a ofrecer un verdadero espectáculo. El Gerente de Proyecto debe lograr gestionar a su equipo de esta manera para asegurarse el desempeño que los lleve al éxito de su proyecto o al gane de su partido
DESARROLLO
Los miembros de un equipo son más que recursos que se pueden remplazar en un proyecto, actualmente se les llama capital humano, porque son fuente de información, innovación y especialización, es decir son generadores de riqueza.
Un gerente de proyecto debe tratar prioritariamente la satisfacción de su equipo de alto desempeño, para que este logre culminar los proyectos con éxito y se encuentren completamente comprometidos con los objetivos que este caso seria culminar el proyecto pero de una forma eficiente.
Se debe por parte de la gerencia motivar al equipo de trabajo de una forma creativa, por medio de recompensas  para que dicho grupo viva en motivación constante y siempre quiera como forma de vida alcanzar las metas propuestas, ya que se verán beneficiados todos los miembros por su buen desempeño. Por lo que es necesario quebrar esquemas y definir recompensas grupales y no individuales para promover la colectividad y así la mejora continua a raíz de la sinergia alcanzada.
Sincronización entre todos los miembros de un equipo de alto desempeño es la palabra clave, no importa que todos los puestos de trabajo sean diferentes, o que se desarrollen tareas con roles y responsabilidades diversas, ya que al final de cuentas todos juntos proporcionaran el producto final. Se podría hacer una analogía como que todos los miembros del equipo son  piezas de una maquina de reloj suizo, cada uno por separado realiza un papel diferente pero si se ve por separado, no es representativo, ahora bien si unimos todas las piezas obtenemos como resultado una maquina (reloj) única y de lujo que nos da la hora exacta, si lo visualizamos desde el punto de vista de proyectos seria que  nuestro equipo obtenga el objetivo trazado.

Dicha analogía también se puede aplicar a los equipos de futbol, hemos visto en nuestra selección, que cuando se depende de “individualidades”, los resultados nunca son los esperados como paso en el primer partido contra El Salvador, era indispensable ganar y se empato, ya que nuestro entrenador siempre llama a los foráneos que vienen a regañadientes a jugar, y creen que con solo su “talento” ganan partidos.

Es por eso que el conformar equipos de alto desempeño requiere de varios elementos en su composición final como lo es por ejemplo: lograr una interdependencia, alta responsabilidad que se puede compartir, apoyo permanente y mutuo, como también confianza entre las tareas y las personas que conforman el equipo, pero con un gran líder al que se le siga y obedezca por su gran capacidad de dirigir, mandar y por ende liderar a todo un equipo ganándose una gran credibilidad de los miembros del equipo de trabajo.
Conclusiones

1.    Estimular recompensas creativas y grupales  por los diferentes logros de las metas que se obtengan en nuestros proyectos son prioritarios para poder estimular el desarrollo de los miembros del equipo de trabajo.

2.    Solamente con trabajo constante trabajo interdependiente, teniendo las metas claras los equipos de alto desempeño lograran alcanzar sus objetivos de manera eficaz y eficiente a la vez.

3.    Se debe estimular el no solamente hacer el trabajo por separado bien, si no que entre todos se deben tender la mano y ayudar también a los compañeros a desarrollar sus funciones de forma exitosa.

4.    El liderazgo del gerente de proyectos u organizacionales es de los factores principales para poder potenciar las habilidades y destrezas de los miembros del equipo de trabajo, motivando y creando los mejores ambientes de trabajo para el logro de todas las metas.


Referencias:


jueves, 11 de octubre de 2012

COMPARACION CAPITULO 10-PMBOK Y CAPITULO 10 LIBRO DE PABLO LLEDO “Director profesional de proyectos: cómo aprobar PMP sin morir en el intento”


En la administración de proyectos es de vital importancia los recursos humanos, pero estos a su vez, se ven en la necesidad de contar con un buen proceso de comunicación, para que el proyecto sea exitoso; por lo que la gestión de la comunicaciones debe incluir los procesos requeridos para garantizar la generación, la recuperación, la distribución, almacenamiento, recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados (PMBOK 2008).

Según Pablo Lledó el Director de Proyecto debe dedicar el 90% de su tiempo a la comunicación, de ahí que debe desarrollar la habilidad para comunicarse de forma clara y efectiva, pero no solamente el director del proyecto debe preocuparse por las comunicaciones si no todos los involucrados del proyecto.

A. DIFERENCIAS Y SIMILITUDES

Cabe resaltar que la estructura de ambos libros es similar, y en el caso del capítulo 10, Lledó desarrolla los cinco procesos de Gestión de las Comunicaciones en el mismo orden que lo presenta la Guía del PMBOK.

Si se analiza desde el punto de vista del contenido, destaca que Lledó incluye todos los elementos a los que hace referencia la del PMBOK, pero sin  desarróllalos totalmente, por lo que se limita a citar los elementos más relevantes y profundiza en los que él considera verdaderamente importantes para el lector.

B. ELEMENTOS FUNDAMENTALES PARA LA GESTION DE LAS COMUNICACIONES EN EL PROYECTO



Los elementos fundamentales en la cuestión de la Comunicación, tanto en la Guía del PMBOK como el libro de Lledó, es que dicho proceso se dividen en los siguientes 5 componentes, y se distribuyen entre los grupos de procesos de iniciación, planeación, ejecución y control.

1. Identificar los interesados

Los interesados del proyecto son todas aquellas personas u organizaciones  cuyos intereses se puedan ver afectados o beneficiados con el desarrollo del proyecto.

Los interesados se deben de identificar desde el comienzo del proyecto para analizar sus expectativas y la influencia que ejercen sobre el proyecto. Este proceso se lleva a cabo durante la fase de iniciación del proyecto y su propósito es crear el Registro de Interesados, se tiene como entradas:

·         Acta de constitución del proyecto.

·         Documentos de adquisición.

·         Factores ambientales de la empresa.

·         Activos de los procesos de la organización.

Una vez establecida la información de entrada se procede con el análisis de los interesados (intereses, expectativas y poder de influenciar cada interesado), para dicho análisis se es recomendable implementar los siguientes pasos:

·         Identificarlos

·         Impacto

·         Evaluación

Y como salida del proceso de identificación de los interesados tendremos:

·         Registro de los interesados

·         Estrategia de la gestión de los interesados.

2. Planificar las comunicaciones

Este proceso se lleva a cabo durante la planificación del proyecto y consiste en determinar las necesidades de información de cada uno de los interesados y la manera de abordar la comunicación con cada uno de ellos. Es importante responderse una serie de preguntas como ¿quién necesita qué información? ¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo le será proporcionado y por quién? (PMBOK, 2008).

Para planear adecuadamente las comunicaciones se requiere como entradas:

·         Registro de Interesados y su estrategia de gestión.

·         La estrategia de gestión de los interesados y

·         Factores ambientales de la empresa

·         Activos de los procesos de la organización

El plan se debe crear a través de herramientas como el análisis de requisitos de comunicación, donde se determinara los canales de comunicación y de necesidades de información de los interesados. Además se toma en cuenta la  tecnología de la organización para establecer la distribución de la información, tomando en cuenta:

·         Urgencia

·         Disponibilidad actual de tecnología.

·         Competencias del personal

·         Cambio tecnológico.

·         Entorno del trabajo.

Una herramienta muy importante para planificar las comunicaciones es determinar los modelos de comunicación y sus componentes claves:

·         La codificación

·         El mensaje y el mensaje de retroalimentación

·         El medio

·         El ruido

·         La decodificación

Grafico 10-8. Modelo de comunicación básica (PMBOK 2008)

Y por ultimo el Director de Proyecto y su equipo de trabajo deben conocer los métodos de comunicación adecuados para compartir la comunicación de los interesados en el proyecto, y se pueden clasificar como, comunicación interactiva, tipo push y tipo pull; una vez que aplicamos las herramientas antes descritas  como resultado obtenemos el Plan de Gestión de las Comunicaciones que según Lledó debe incluir como mínimo los canales de comunicación, formato y contenido del tipo de información, personas responsables de comunicar, personas responsables de recibir la información, tecnología a utilizar en las comunicaciones, frecuencia y glosario de términos comunes.

3. Distribuir la información

La distribución de la información es el proceso que consiste en poner la información mas relevante a disposición de todos los interesados o involucrados en el proyecto. Para lograr una eficaz distribución de la información es necesario contar con el Plan para la Gestión de la Comunicaciones así como los informes de desempeño.

Para llevar a cabo el proceso de distribución se deben de implementar los métodos de comunicación y herramientas para distribución de información. El director de proyecto debe tener claro que la información fluye varias direcciones: interna o externa, horizontal (miembros del equipo) y vertical (jefatura y subalternos), escrita u oral, formal o informal; y debe elegir los canales adecuados para comunicarse.

Como resultado  del proceso se obtendrá las notificaciones a los interesados, informes del proyecto, informes de desempeño y retroalimentación de los interesados a los miembros del equipo de proyecto.

4. Gestionar expectativas de los interesados

Este proceso consiste en administrar las comunicaciones del proyecto con el fin de satisfacer las necesidades y resolver los conflictos entre los interesados, tales como:

·         Gestionar activamente las expectativas de los interesados para aumentar la probabilidad de aceptación del proyecto.

·         Abordar inquietudes que aun no representen incidentes.

·         Aclarar y resolver los incidentes identificados.

Para poder realizar una eficaz gestión de expectativas de los interesados es necesario contar con el registro de los interesados, y estrategia de gestión, plan de comunicaciones, registro de incidentes y registro de cambios. Ya una vez con la información completa se emplean herramientas tales como, métodos de comunicación, habilidades interpersonales y habilidades de gestión y así como director de proyecto obtener actualizaciones y solicitudes de cambio.

5. Informar desempeño

Este proceso consiste en recopilar y distribuir la información del desempeño del proyecto, incluyendo informes de estado, mediciones de avance y proyecciones (PMBOK, 2008). Las entradas para llevar a cabo dicho proceso son las siguientes:

·         Líneas bases del proyecto.

·         Información sobre el desempeño (estado entregable, avances de cronograma, costos incurridos, calidad, alcance, riesgos y adquisiciones)

·         Mediciones de desempeño y proyecciones.

Para que estos informes sean efectivos y eficaces se deben aplicar herramientas como:

¯       Análisis de la variación: donde se investiga las causas e impactos de los desvíos entre el estado del proyecto y las líneas bases.

¯       Métodos de proyección: con esta herramienta se puede predecir la evolución del proyecto (cronograma y presupuesto).

¯       Métodos de comunicación: reuniones de avance del proyecto.

¯       Sistema de informes: registrar, almacenar y distribuir la información de  una forma sistematizada.

Los resultados son informes de desempeño con información adecuada para cada audiencia, y solicitudes de cambio en forma de acciones correctivas para ajustar el desempeño futuro del proyecto al plan original, o bien acciones preventivas para reducir la probabilidad de incurrir en desempeño negativo (PMBOK, 2008).

C. Conclusiones

i.        En el libro de Lledó se abarcan los mismos puntos que toca el capitulo 10 del PMBOK 2008, de una forma mas resumida y hace referencia a los puntos que el considera mas importantes.

ii.        Al comparar las dos lecturas nos damos cuenta que las dos tocan temas iguales, pero al realizar las lecturas, la de Lledó en mucho mas fácil de entender y menos redundante, ya que sintetiza de  una manera mas coloquial y menos técnica la gestión de las comunicaciones.

iii.        No solamente tenemos que conocer nuestro equipo de trabajo, saber seleccionarlo, si no tener clara la forma de cómo nos vamos a comunicar, para que el avance del proyecto fluya con normalidad y no haya atrasos importantes.

iv.        En la medida que los interesados del proyecto se encuentren informados adecuadamente, y que sus expectativas sean escuchadas y atendidas, nos estaremos asegurando una gran porción de éxito.

D. Mapa Conceptual
 

domingo, 7 de octubre de 2012

"LOS DESAFIOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DEL PERSONAL"


INTRODUCCION


La selección de personal es un reto constante para el Gerente de un Proyecto ya que gran parte del éxito del proyecto proviene del desempeño del equipo como tal y del compromiso que los miembros  tengan para con la organización.
Para el Gerente de Proyecto el proceso de selección de personal cada vez se vuelve más complejo y delicado, ya que con cada uno de los proyectos, se debe ir mejorando y depurando dichas selecciones, ya que  equipo de proyecto es el encargado del desarrollo exitoso del mismo.
Cabe resaltar que no solo las capacidades técnicas y las competencias deben determinar el perfil que quiera definir un Gerente de Proyecto. Los valores, misión y objetivos de una empresa deben ser determinantes y complementarios a la hora de definir un puesto. La ética del candidato debe ser cuantificable, siendo este el mayor desafío para el reclutador y para quien necesita llenar sus vacantes.
DESARROLLO

Cuando somos nombrados para ser los directores de un proyecto, el primer desafío es reclutar el equipo idóneo para formar parte del desarrollo del proyecto; por lo que debemos primero entender cómo se fundamenta un proceso de selección de personal.
Un proceso para selección de personal puede basarse en las siguientes etapas:

1.    Definición del perfil del puesto (habilidades, competencias, estudios, valores de la persona)

2.    Una vez definido el perfil se hace el anuncio y se reciben los curriculum vitaes.

3.    Se hace una preselección basada en la información suministrada en las hojas de vida.

4.    Se realizan las entrevistas de trabajo necesarias a los posibles candidatos al puesto.

5.    Por último se realiza la contratación del personal.
Pero a veces ya contamos con recursos humanos que nos pueden dar soporte en el desarrollo del proyecto, por lo que un segundo reto es hacer un examen de competencias a dichos recursos, y determinar si cumplen para los puestos requeridos, o si necesitaran capacitación a corto plazo para incorporarlos en puestos estratégicos, y así evitar un engorroso proceso de reclutamiento de personal.

Para asegurar el éxito, los proyectos deben tener una unidad ejecutora que es la parte técnica administrativa que le da seguimiento a todo el proyecto. Estos directores deben ser especialistas con amplio conocimiento. Por ejemplo para construir una planta hidroeléctrica la unidad debe contar con un ingeniero civil, ingeniero eléctrico, administrador, financiero, especialista ambiental y social.
Son alrededor de cinco personas que funcionan como junta directiva del proyecto y le reportan al Gerente General o Director de Proyecto.

De esta estructura depende el éxito o el fracaso de la ejecución en tiempo y recursos del proyecto.
Todo lo demás va a depender del tipo de proyecto en cuyo caso habrá que seleccionar el personal de tal forma que reúnan las mejores condiciones técnicas y tengan la vocación del trabajo en equipos multidisciplinarios.

Conclusiones


El director de proyecto puede tener apoyo del departamento de recursos humanos para llevar a cabo la selección del personal, es este el que tiene en primera instancia tener muy claro cuales son las habilidades, competencias y requisitos con los que deben de contar su equipo de trabajo.
Es de amplia importancia que nuestros colaboradores tengan arraigado los valores del la empresa y los objetivos, aparte que sean personas proactivas y que gusten del trabajo en equipo, ya que en proyectos todos somos parte importante, cada puesto contribuye con el alcance de los objetivos.
Si no se conoce o no se lleva acabo un acertado procedimiento de selección de personal, se hará engorroso la búsqueda del mismo, y puede que las personas contratadas o solicitadas a otros proyectos no cumplan con las necesidades de la empresa, por lo que se hace muy importante desde un inicio realizar un plan de gestión de recursos humanos para dar un orden lógico y eficiente de las contrataciones y un seguimiento del desempeño.

Referencias:


Entrevista al Ing. Omar Miranda Murillo M.B.A, Gerente General COOPELESCA R.L